会議に明確さをもたらす方法

トークショー業界で最も成功している女性であるオプラ・ウィンフリーは、ブレンドン・バーチャード著『High Performance Habits』で、ある秘訣を明かしました。現代はあらゆる人が明確さを求めています。ビジネスの話では特に、明確さを見つけることはほぼ不可能なものです。どのようにして、メッセージが確実に伝わるようにするのでしょうか？また、どのようにして始めるのでしょうか？オプラが取り入れている方法を見てみましょう。

澄み切った明確さ

会議を明確にすることは非常に難しいことです。そのため、私たちは皆、明確さを追求する必要があります。しかし、そもそもなぜ明確さを追求することがそれほど困難なのでしょうか？それはもしかしたら、会議の参加者全員の集中が妨げられているからかもしれません。その原因は、この会議の後で別の会議へと急がなければならないから、ちょうど顧客から不快になるようなメールを受信したから、あるいはこの会議で普段は連絡が取れない同僚と話す機会を求めているからなど、様々なことが考えられます。何にせよ、ほかのことに煩わされて、会議に集中できていないのです。その結果、あなたが発信する情報が誰にも伝わらなくなってしまいます。これは情報の重要性に影響を与えるだけでなく、情報が明確に伝わらなかったために、会議に参加するために時間と費用を無駄使いしていることにもなります。

最初が肝心

3万人以上と面接し、複数のビジネスの経営に携わり、過去数十年にわたって数えきれないほどの会議に出席した経験から、オプラは、あらゆる会議は3つのシンプルな質問から始めるべきだと述べています。あらゆる会議の冒頭で、議長として出席者に次のように質問するのです。「この会議の意図は何ですか？」「重要なことは何ですか？」「何が問題となっていますか？」この方法であれば、参加者全員にとって、会議の目的と達成方法がすぐに明確になります。この質問を会議開始時に尋ねて、最初の瞬間から集中力を高めると良いでしょう。

ビジネスを成功させる

当社の貸し会議室は、チームや顧客が快適な時間を過ごし、創造性と集中力を発揮できるように設計されています。また、当社のスタッフが、必要なものが揃った状態で提供いたします。視聴覚機器からホワイトボード、Wi-Fi、食べ物と飲み物のサービスにいたるまで、様々なものをご用意できます。通常とは異なる環境で仕事をすると、創造力が刺激されることがあります。それでも出席者がなかなか集中できない状態であれば、オプラのヒントを思い出し、取り入れてみましょう。会議の目的がはっきりと明確になるでしょう。