RÉUNIONS : POUR QUE CHAQUE MINUTE COMPTE

people working in a designer meeting room

Vous prévoyez une réunion d’équipe, une séance de mind-mapping avec vos collègues ou une présentation avec un client potentiel ? Ces stratégies pourraient bien vous aider à faire de chaque réunion une véritable réussite.

Lorsqu’employeur et employés doivent se réunir et mener à bien des projets, le bureau est l’endroit tout trouvé. Mais, parfois, un changement de décor peut faire des miracles : meilleure productivité, nouvelles opportunités de collaboration et d’interaction, amélioration du moral, entre autres choses. Chez Spaces, le club d’affaires est le lieu idéal pour changer de dynamique, que vous ayez besoin d’un espace calme pour peaufiner un rapport important avec un collègue, d’une grande table pour organiser un projet avec votre équipe ou simplement d’un endroit sympa où boire un café avec un client en fin de semaine.

Si vous êtes en quête d’intimité, notre club d’affaires ne sera pas suffisant. Les salles de réunion de Spaces offrent un environnement de travail à la fois professionnel et décontracté. Avec plusieurs tailles disponibles, elles disposent toutes d’un ensemble complet d’équipements et de services, ainsi que d’une équipe d’assistance prête à vous aider vous et vos invités. Une fois votre salle réservée, vous n’avez plus qu’à vous mettre au travail. Mais, avant cela, assurez-vous de lire ces conseils pour que votre réunion se passe pour le mieux.

POUR QUE VOTRE RÉUNION FASSE LA DIFFÉRENCE :

DONNEZ LE TON DÈS LE DÉBUT

Qui veut commencer une réunion en étant stressé ? Certainement pas vous ! Arrivez un peu à l’avance pour prendre le temps de souffler et d’organiser vos idées. Vous pouvez réfléchir à la manière d’agencer la salle : un plan de salle bien pensé peut donner le ton. Les tables rondes sont idéales pour les discussions ouvertes, les tables en U pour les formations et les agencements de style théâtral pour les présentations.

NE PERDEZ PERSONNE EN ROUTE

Pour maintenir le cap de la réunion et éviter toute dispersion, il est vivement conseillé d’envoyer aux participants l’ordre du jour au préalable. L’e-mail doit contenir des informations claires sur la façon de se rendre sur le lieu de réunion. Vous pouvez, par exemple, préciser aux automobilistes qu’un parking est disponible sur place. Si tout le monde est prêt dès le départ, la réunion pourra commencer sur une note positive.

LA PREMIÈRE IMPRESSION COMPTE

Vos gestes parlent pour vous. Que vous accueilliez des clients ou des collègues en réunion, montrez-vous ouvert et confiant. Une posture droite, un contact visuel, une élocution claire, un accueil individuel, sans oublier les présentations, sont autant d’éléments qui mettront tous les participants à l’aise. Et, bien sûr, inutile de rappeler qu’un sourire ne coûte rien et produit beaucoup.

N’OUBLIEZ PAS LES RAFRAÎCHISSEMENTS

Commencez votre réunion par des lattes ou cappuccinos fraîchement confectionnés par le barista sur place ou commandez de grandes cafetières (avec ou sans caféine) ou théières dans la salle. Et, n’oubliez pas les bienfaits de l’eau sur le cerveau : elle contribue à la réflexion et à la concentration. Qui voudrait s’en passer ?

PARLONS TECHNIQUE

Vous pouvez dynamiser vos réunions grâce à la technologie. N’hésitez donc pas à utiliser les équipements mis à votre disposition. Une belle présentation affichée sur grand écran maintiendra l’attention de tous. Et, avec le Wi-Fi sécurisé et ultrarapide, vous pouvez facilement la partager avec tous les participants, même ceux qui ne sont pas physiquement parmi vous. En parlant de technologie, il est conseillé de veiller à ce que les ordinateurs et téléphones restent hors de portée pour éviter toute distraction.

UNE PAUSE GOURMANDE À L’ÉCOUTE DE VOS BESOINS

Une misérable assiette de biscuits ne suffit plus en réunion. Profitez de notre offre de restauration équilibrée et misez plutôt sur des encas sains. Au lieu de manger tout au long de la réunion, il est recommandé d’annoncer une pause, de préférence hors de la salle de réunion, pour que chacun recharge ses batteries. Par ailleurs, un ventre plein est bon pour la concentration. Tout le monde y gagne !

ET LA LUMIÈRE ?

Nos salles sont claires, lumineuses et aérées, ce qui est essentiel pour une réunion réussie. Selon le World Green Building Council, l’exposition à la lumière naturelle augmente la productivité de 18 %. Si votre réunion risque de durer, prévoyez des pauses hors de la salle. Notez d’ailleurs que notre attention commence à décliner au bout de 20 minutes. Rien de mieux qu’un bol d’air frais pour surmonter un blocage mental.

UNE PRISE DE NOTES EFFICACE

Votre réunion peut avoir fait mouche, mais tous ces efforts auront été vains sans prise de notes. Gardez stylo et papier sous la main (et non pas votre ordinateur et ses e-mails qui ne demandent qu’à être ouverts) pour prendre des notes. Insistez clairement sur les points importants auprès des participants. Cela leur permettra de garder le rythme et d’appréhender la suite du projet.

Si vous suivez ces conseils, vos clients ou collègues quitteront la salle de réunion investis, inspirés et motivés pour affronter les prochaines étapes du projet. Voilà ce que l’on appelle une réunion efficace.

Vous cherchez l’espace idéal pour votre prochaine réunion ? Spaces dispose de salles adaptées à toutes les occasions. Trouvez l’espace qui vous convient en cliquant ici.

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