你為什麼不該接受所有會議邀請

Spaces meeting room with round table, perfect for brainstorming sessions

開會、開會、開會,我們的行程充滿無止盡的會議,但是,討論事情時,這是最有效率的方式嗎?

開會有很多種方式,有小組或團隊會議、一對一會議,或是電話會議。可是,據哈佛商學院教授南茜·柯恩(Nancy Koehn)的研究,美國每年約有 20 億場無用的會議,使美國經濟一年付出近 370 億美元的成本。此外,我們出席的會議有 3 分之 2 是浪費光陰——超過半數。
所以你要如何有效利用時間?
答案是:不要接受所有信箱跳出的會議邀請。先想想會議的目的、其他與會者,以及你工作和專案的範圍。這會議與你有關嗎?這會議真的和所有受邀者有關嗎?或者你只需找位同事討論?
會議本身切題嗎?
確定你準備安排的會議是否切題,最佳方式是製作議程。如果你想不到議程的重點,這會議便毫無意義。如果沒事可討論,何必齊聚一堂?
時機是關鍵。
另外,也考慮開議的時機。如果會議的目的是決定專案,你最好確定所有資料皆已備妥,以便和與會的夥伴分享、討論。如果你很清楚你來不及在週二的會議備妥資料,請延後會議,改期至你確定能備妥所有資料的日子。
取消會議的方式。
如果你確定會議與你無關(或許現在無關、或許將來也無關)。你該如何取消會議或改期?你可以寄送電子郵件。我們一天收到很多電子郵件,這封信或許會被眾多的信件掩埋,消失在信箱底部。直接從行程刪去會議,再通知他人又有些無禮。適當的做法應該是致電或親自通知(若對方是同事):致電為先,刪去會議為後。充分利用會議。若你評估近期的會議與你有關,請發揮會議的最大效率。掌握會議時間,然後組織架構,你可以藉此瞭解最能發揮會議效率的方式。而且有些應用程式和軟體工具,能協助你舉辦真正有效率的會議。可以來場站立會議,如此一來,大家都會遵守議程,不會有人神遊太虛。開會時,藉著充沛的陽光維持朝氣蓬勃。請你努力在公司推行這個會議文化,就像荷蘭人常說,要讓所有人的「鼻子朝向同一個方向」。對了,沒有破冰遊戲比「管理學渾話賓果」更能在短時刻暖身了。

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