HAAL MEER UIT JE VERGADERING, ELKE KEER WEER.

Stel jezelf voor in de controlekamer. En daarmee bedoelen we niet de controlekamer van NASA, maar dat je in feite de controle hebt over het vergaderrooster van de oprichter van het bedrijf. Als assistent is je functie niet alleen heel divers, maar vooral erg uitdagend. Jij bent er verantwoordelijk voor dat hij of zij zo productief en efficiënt mogelijk kan werken. Het laatste wat je wilt, is een inefficiënte en constante stroom van vergaderingen en afspraken die de agenda opvullen. Maar natuurlijk wil iedereen tijd met de oprichter om persoonlijk wat zaken te bespreken. Hoe kun je ervoor zorgen dat je manager niet het gevoel krijgt dat hij of zij voortdurend in vergaderingen zit?

1. BETER PLANNEN

Beter plannen klinkt als een schot voor open doel, maar kan een wereld van verschil maken. Onderwerp de agenda zo nu en dan eens aan een kritische blik. Probeer afspraken zo min mogelijk te verspreiden en zoveel mogelijk bij elkaar te zetten. Met een blok voor vergaderingen en een blok voor andere werkzaamheden kun je je dag beter inplannen. Zo zorg je er niet alleen voor dat je makkelijker een planning kunt maken, maar bied je ook meer duidelijkheid aan mensen die een meeting willen inplannen met de manager.

2. ZEG NEE TEGEN TETRIS

Waarschijnlijk ben je bekend met het spel Tetris, waarbij je verschillende vormen op elkaar stapelt zodat ze rechte blokken vormen. Als je planning op een spelletje Tetris begint te lijken, doe je iets verkeerd. Zoals we eerder al aangaven, is het slim om je dag in blokken te verdelen en dubbele afspraken te voorkomen. Een rommelige agenda levert niet alleen frustratie op, maar is ook funest voor je gemoedstoestand.

3. ELKAAR TEGEMOETKOMEN

Hoewel jij verantwoordelijk bent voor het opstellen van de planning van je manager, zul je waarschijnlijk ook in aanraking komen met andere assistenten die de belangen van hun eigen manager vooropstellen. Zorg er daarom voor dat je elkaar altijd tegemoetkomt. Dit kun je letterlijk doen door een ontmoetingsplaats te vinden die voor alle betrokken partijen handig is, maar dit kan je ook figuurlijk opvatten als het gaat om rekening houden met verschillende belangen.

4. VOORBEREIDEN EN DELEN

Zorg ervoor dat alle aanwezigen zijn voorbereid. Zelfs als deelnemers niets hoeven voor te bereiden, kun je vóór de vergadering belangrijke informatie met hen delen. Dit kun je doen door een standaard gedeelde agenda te maken of door van tevoren belangrijke documenten en presentaties te delen. Kortom: doe alles wat nodig is om aan punt 4 te voldoen.

5. NAAR KORTE VERGADERINGEN STREVEN

Als je manager niet van vergaderingen houdt, kun je van tevoren aan alle deelnemers duidelijk maken dat het doel is om de vergadering zo kort en bondig mogelijk te houden. Dit kun je bewerkstelligen door stappen 1 t/m 4 te doorlopen.

Ben je op zoek naar een locatie voor je volgende externe vergadering of ander evenement? Alle Spaces bieden inspirerende vergaderruimtes met alle moderne voorzieningen, prachtige ontwerpen en verschillende indelingen. Bekijk wat we bij jou in de buurt te bieden hebben.