Privacybeleid

Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy en de beveiliging van uw persoonsgegevens die wij verwerken of beheren. Dit Privacybeleid informeert u over onze privacypraktijken met betrekking tot onze interacties met u online, telefonisch en wanneer u onze centra bezoekt waarin we CCTV hebben geïnstalleerd. Lees dit Privacybeleid zorgvuldig en raadpleeg deze pagina van tijd tot tijd opnieuw om eventuele wijzigingen te controleren die mogelijk zijn aangebracht. (Wij kunnen dit Privacybeleid te allen tijde wijzigen door de gewijzigde voorwaarden op deze website te plaatsen. Alle gewijzigde voorwaarden treden automatisch in werking op de in het gepubliceerde Privacybeleid vermelde datum, tenzij anders aangegeven.)

Dit privacybeleid is van toepassing op al onze websites, apps en domeinen, inclusief alle regionale of landspecifieke sites (gezamenlijk de “Websites”). De “Websites” kunnen links naar websites van derden bieden voor uw gemak en informatie. Als u die links gebruikt, verlaat u de “Websites”. Wij hebben geen controle over die sites of hun privacypraktijken, die kunnen afwijken van onze eigen privacypraktijken. Dit privacybeleid heeft geen betrekking op persoonsgegevens die u ervoor kiest aan niet-verwante derden te verstrekken. Wij monitoren of controleren de door dergelijke sites verzamelde informatie of de privacypraktijken van derde partijen niet, en wij zijn niet verantwoordelijk voor hun praktijken of de inhoud van hun sites. Pathway IP II is de ontwikkelaar die verantwoordelijk is voor de implementatie en ondersteuning van onze mobiele apps.

In dit beleid betekent "persoonlijke informatie" of "persoonsgegevens" informatie over een identificeerbaar individu die onderworpen is aan bescherming volgens de wet in de jurisdictie waarin u woont. In sommige jurisdicties omvat "persoonlijke informatie" of "persoonsgegevens" geen zakelijke contactinformatie.

De Websites verzamelen informatie op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden zoals hieronder beschreven. Als u ervoor kiest om u te registreren bij een van de Websites om updates van ons te ontvangen, uw account te beheren en/of gebruik te maken van ons zelfbedieningsportaal, wordt u gevraagd om contactinformatie te verstrekken (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, een unieke inlognaam en wachtwoord). We gebruiken deze informatie op basis van onze legitieme zakelijke belangen om onze diensten te leveren en/of om contact met u op te nemen over de diensten op onze site waarin u interesse heeft getoond.

De Websites verzamelen automatisch technische informatie over uw bezoek (zoals browsertype, internetprovider, platformtype, internetprotocol (IP)-adressen, verwijzende/exitpagina's, besturingssysteem, datum/tijdstempel). We aggregeren deze informatie voor rapportage over de Websites om trends te analyseren, problemen met onze server te diagnosticeren en de Websites te beheren, om gebruikersbewegingen en -gebruik bij te houden en om brede demografische informatie te verzamelen. Zie hieronder 'Cookies en andere digitale markeringen' voor meer informatie.

U heeft ook de mogelijkheid om demografische informatie te verstrekken (zoals type bedrijf, grootte van het bedrijf, locaties, enz.). We gebruiken deze demografische informatie om uw behoeften en interesses te begrijpen en u een meer gepersonaliseerde ervaring op onze site te bieden. De informatie wordt door de groep gebruikt om uw bestellingen te verwerken, deelname aan promoties mogelijk te maken (onder voorbehoud van uw marketingvoorkeuren) en zodat we onze diensten aan u kunnen leveren.

Als we telefonisch met u spreken, kunt u ons tijdens het gesprek persoonlijke gegevens verstrekken. Dergelijke gesprekken kunnen worden opgenomen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. U wordt aan het begin van een gesprek geïnformeerd als het wordt opgenomen, zodat u de mogelijkheid heeft om het gesprek te beëindigen als u zich niet prettig voelt bij opname.

Als u onze centra bezoekt waar we CCTV hebben geïnstalleerd, kunnen we beelden van u opnemen met ons CCTV-systeem.

Via de websites kunt u producten of diensten bestellen, informatie aanvragen of zich abonneren op marketing- of ondersteuningsmateriaal. Om een product of dienst bij ons te kopen, vragen wij bepaalde informatie van u die zal worden gebruikt voor contractuele doeleinden. U moet contactgegevens verstrekken (zoals naam, e-mail en verzendadres) en financiële gegevens (zoals creditcardnummer, factuuradres en vervaldatum). Financiële informatie die van u wordt verzameld, wordt alleen gebruikt om u te factureren voor de producten en diensten die u hebt gekocht.

Als we creditcardinformatie van u verzamelen, gebruiken we deze informatie alleen voor betalingsverwerking en fraudepreventie. Creditcardinformatie en andere vergelijkbare gevoelige persoonlijke gegevens worden door de groep niet voor andere doeleinden gebruikt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. We bewaren uw creditcardinformatie niet na het verwerken van een betaling, tenzij u ons toestemming geeft om uw creditcardinformatie te bewaren voor toekomstige aankopen.

We kunnen verplicht zijn om informatie met derden te delen als gevolg van toepasselijke wetgeving. Bijvoorbeeld, we kunnen verplicht zijn om informatie openbaar te maken als gevolg van een gerechtelijk bevel, dagvaarding of huiszoekingsbevel. Daarnaast kunnen we, onder voorbehoud van toepasselijke wetgeving, vrijwillig informatie verstrekken om te helpen bij een strafrechtelijk onderzoek of wanneer openbaarmaking noodzakelijk is om onze systemen, ons bedrijf of de rechten van anderen te beschermen.

We kunnen uw contactgegevens ook gebruiken om u informatie te sturen over andere producten en diensten van de groep, zoals vergaderruimtes, virtuele kantoren, herstel van werkplekken, kantoren, co-working en lidmaatschappen, mits we uw toestemming hebben verkregen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Als u deze promotionele aankondigingen niet langer wilt ontvangen, kunt u ons hiervan op de hoogte stellen om uw voorkeuren bij te werken (zie 'Uw keuzes en afmelden' hieronder).

Zodra u zich registreert, sturen wij u een welkomstmail om uw gebruikersnaam en wachtwoord te verifiëren. We zullen ook reageren op uw vragen, de door u gevraagde diensten leveren en uw account beheren. We kunnen met u communiceren via e-mail, telefoon, sms en andere instant messaging-software, evenals sociale media (bijvoorbeeld Facebook Messenger). We zullen ons uiterste best doen om uw voorkeur te respecteren.

Afhankelijk van de marketingvoorkeuren die u ons geeft, sturen we u ook informatie over nieuwe producten, diensten, speciale besparingen, promoties en algemene informatie. Als u deze informatie niet wilt ontvangen, kunt u zich afmelden voor toekomstige mailings (zie 'Uw keuzes en afmelden' hieronder).

Als u vraagt om u in te schrijven voor onze nieuwsbrieven, gebruiken we uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief naar u te sturen. U kunt zich aanmelden voor deze nieuwsbrieven via onze registratiepagina. U kunt zich op elk moment afmelden (zie 'Uw keuzes en afmelden' hieronder). Indien nodig sturen wij u servicegerelateerde aankondigingen die niet promotioneel van aard zijn. Als u deze niet wilt ontvangen, kunt u uw account op de website deactiveren.

Houd er rekening mee dat we uw e-mailadres niet aan onze zakenpartners verstrekken. We kunnen u echter aanbiedingen sturen namens onze zakenpartners – zie 'Soorten informatie die we verzamelen en gebruiken' hierboven voor meer details. U kunt zich afmelden voor het ontvangen van e-mailaanbiedingen van ons zoals hieronder beschreven.

Wij sluiten overeenkomsten met externe dienstverleners en leveranciers om de hierboven beschreven complete producten, diensten en klantoplossingen te leveren. Het kan noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met dergelijke derden te delen om de levering van de door u gevraagde producten, diensten en klantoplossingen mogelijk te maken. Daarnaast kan het nodig zijn uw persoonsgegevens te delen met andere leden van onze Groep voor de doeleinden van gegevensconsolidatie, opslag, vereenvoudigd klantinformatiebeheer, rapportage, het leveren van complete producten, diensten en klantoplossingen en ander intern gebruik (wat een overdracht buiten de EEA en Canada naar de Verenigde Staten en andere landen kan omvatten). Wij zullen uw persoonsgegevens alleen op deze wijze delen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

We verzamelen automatisch informatie door het gebruik van cookies en andere digitale markers. Cookies en digitale markers zijn kleine computerbestanden die op de harde schijf van uw computer kunnen worden opgeslagen of in de pagina's van onze website kunnen zijn ingebed, waardoor wij u kunnen identificeren en uw bezoek aan de Website kunnen volgen. Wanneer u bijvoorbeeld kantoorruimte boekt, gebruiken wij cookies in het afrekenproces om uw bestelling bij te houden terwijl u elke stap van het boekingsproces doorloopt. Wij kunnen gebruikmaken van diensten van derden om namens ons persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken door het gebruik van cookies en andere digitale markers. U kunt cookies op uw computer uitschakelen door de instellingen in het voorkeuren- of optiesmenu van uw browser te wijzigen. Als u ervoor kiest cookies uit te schakelen, kunt u mogelijk geen toegang krijgen tot bepaalde delen van de Website.

Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacybehoeften van kinderen en moedigen ouders en voogden aan een actieve rol te spelen in de online activiteiten en interesses van hun kinderen. Wij verzamelen niet opzettelijk informatie van kinderen jonger dan 13 jaar en richten onze websites niet op kinderen jonger dan 13 jaar.

We geven u de keuze om verschillende informatie te ontvangen die onze producten en diensten aanvult. U kunt zich abonneren om bepaalde product- en dienstspecifieke informatie en groepsbrede marketingcommunicatie te ontvangen. Dergelijke communicatie kan informatie over nieuwe producten, speciale aanbiedingen of een uitnodiging om deel te nemen aan marktonderzoek bevatten. Als u geen nieuwsbrieven en/of promotionele communicatie meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden door de instructies in elke nieuwsbrief of communicatie te volgen of door contact met ons op te nemen via crm.suppressions@spaces.com.

In bepaalde rechtsgebieden, met name in het Verenigd Koninkrijk en die in de EER, heeft u in bepaalde omstandigheden de volgende rechten: recht op toegang; recht op rectificatie; recht op wissing; recht om de verwerking te beperken; recht op gegevensoverdraagbaarheid; en het recht van bezwaar. Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonsgegevens over een andere persoon zou onthullen of de privacyrechten van anderen zou schenden, of als u ons vraagt informatie te verwijderen die wij op grond van de wet moeten bewaren of waarvan wij dringende gerechtvaardigde belangen hebben om die te bewaren. Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op met gdpr@spaces.com. Als u onopgeloste zorgen heeft, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming waar u woont, werkt of waarvan u gelooft dat daar een inbreuk heeft kunnen plaatsvinden.

Wij garanderen of waarborgen de beveiliging van onze servers niet en kunnen ook niet garanderen dat informatie die u via de Website verstrekt, niet wordt onderschept tijdens verzending via het internet. Wij volgen algemeen aanvaarde technische normen in de sector om de persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt te beschermen, zowel tijdens de overdracht als nadat wij deze hebben ontvangen. Wanneer u gevoelige informatie (zoals creditcardgegevens) invoert in onze registratie- of bestelformulieren, versleutelen wij die informatie met behulp van Secure Socket Layer-technologie.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden of met uw toestemming, verwerken wij de gegevens totdat u ons vraagt te stoppen en voor een korte periode daarna (zodat wij uw verzoeken kunnen doorvoeren). Wij houden ook een registratie bij van het feit dat u ons heeft gevraagd u geen directe marketing te sturen of uw gegevens niet onbepaalde tijd te verwerken, zodat wij in de toekomst aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in verband met de uitvoering van een contract of het leveren van een dienst, of voor een wedstrijd, bewaren wij de informatie 6 jaar (behalve financiële informatie die wij 10 jaar bewaren) vanaf uw laatste interactie met ons. Wij bewaren opnamen van telefonische gesprekken en CCTV-opnamen voor relatief korte periodes, zoals bepaald in overeenstemming met onze van tijd tot tijd geïmplementeerde interne nalevingsprocedures.

In het geval dat wij een bedrijfsverandering doormaken, zoals een fusie, overname door een ander bedrijf of de verkoop van alle of een deel van onze activa, zullen uw persoonsgegevens waarschijnlijk tot de overgedragen activa behoren.

Als u ervoor kiest onze websites te bezoeken, is uw bezoek en elk geschil over privacy onderworpen aan deze Privacyverklaring en onze Algemene voorwaarden, inclusief, maar niet beperkt tot, uitsluitingen van garanties, beperkingen van aansprakelijkheid en arbitrage van geschillen. Als u vragen heeft over ons gebruik van uw persoonsgegevens, stuur dan een e‑mail naar gdpr@spacesworks.com.