Derfor bør du ikke godta enhver møteinnkalling

Møter, møter, møter … Folks agenda er full av endeløse møter. Men er virkelig møter alltid den mest effektive framgangsmåten for å diskutere ting?

Et møte kan avholdes på mange måter: For eksempel kan du ha gruppe- eller avdelingsmøte, et en-til-en-møte eller en konferansesamtale. Uansett er det, ifølge Nancy Koehn; professor ved Harvard Business School, over to millioner hensiktsløse møter hver dag i USA alene. Dette koster den amerikanske økonomien 37 milliarder dollar hvert år. I tillegg blir det sagt at omtrent 2/3 av møtene vi deltar i er bortkastet tid. Det er over halvparten.

Så hvordan kan du bruke tiden din mer fornuftig?

Ved å ikke takke ja til enhver møteinnkalling du mottar i innboksen din. Tenk over formålet med møtet, de andre som skal delta og omfanget av jobben og prosjektene dine. Er da møtet relevant for deg? Er møtet virkelig relevant for alle som er innkalt? Eller hadde det faktisk holdt å ha en samtale med én annen kollega om saken?

Er alt relevant?

For å finne ut om møtet du planlegger faktisk er relevant, kan du sette opp en saksliste. Dersom du ikke kan komme på aktuelle saker å sette på sakslisten, så er møtet meningsløst. For hvis det ikke er noe å diskutere; hvorfor skal dere møtes da?

Valg av tidspunkt er avgjørende.

Vurder tidspunktet for møtet. Hvis formålet med møtet er å drøfte et prosjekt bør du være sikker på at du har all informasjon klar, slik at du og møtedeltakerne har riktig diskusjonsgrunnlag. Hvis du vet at du ikke kommer til å ha alle opplysninger klare til møtet kan du flytte det til en dag du vet du har all informasjon.

Slik avlyser du et møte.

Så har du besluttet at møtet ikke er relevant – i hvert fall ikke nå, og kanskje ikke senere heller. Hvordan skal du avlyse eller flytte møtet? Du kan sende en e-post. På den annen side får de fleste av oss så mange e-poster hver dag, at denne fort kan bli oversett. Og det kan virke litt bryskt å bare slette møtet fra kalenderen for så å informere de andre. Den korrekte måten å gjøre det på, er pr. telefon eller ansikt til ansikt (når det er en kollega). Så ring først, og slett møtet fra kalenderen etterpå.

Få mest mulig ut av møtene dine.

Når du har besluttet at det planlagte møtet er relevant bør du få mest mulig ut av det. Finn et godt tidspunkt og en møtestruktur slik at du kan erfare hvordan det er å ha et mest mulig produktivt møte. Det finnes også flere apper og programvareverktøy som bidrar til et mest mulig hensiktsmessig møte. Kanskje er det en idé å ha møtet stående, slik at ingen blir for makelig anlagte og alle holder seg til agendaen. Avhold møtet i dagslys slik at energinivået holdes oppe.  Prøv å innføre den samme møtekulturen i hele bedriften slik at alles nese peker i samme retning (som de sier i Nederland).  Og forresten; det er lite som slår bedre an enn bullshit-bingo for å bryte isen hvis stemningen blir dårlig.

Ønsker du å avholde det neste møtet ditt i et lyst og fint lokale? Du kan enkelt booke et møterom hos Spaces – og som medlem får du en svært attraktiv intern pris.